So sortieren, werfen und speichern Sie alle Ihre Papierunterlagen

Behalten Sie Quittungen, Rechtsdokumente und Rechnungen mit diesen Organisationstipps unter Kontrolle.

In Schubladen geschoben oder zu Stapeln gestapelt, können Post und Dokumente schnell einen Arbeitsplatz überfüllen und die Produktivität ersticken. Während der Rest Ihres Hauses möglicherweise einfacher in Ordnung zu halten ist, wetten wir darauf, dass Sie der Organisation von Rechnungen und fotokopierten Formularen nicht die gleiche Aufmerksamkeit und Aufmerksamkeit widmen. Obwohl es verlockend sein mag, Papierkram wegzuräumen, bis Sie die Referenz jedes Stücks wieder benötigen, sollten Sie das Sortieren Ihrer Papierstapel nicht um ein weiteres Jahr verschieben. Hier ist, wie man es ein für alle Mal macht, so ein Organisationsexperte.

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Beginnen Sie an der Tür.

Bevor verschiedene Dokumente durch Ihr Haus reisen, ist Malaika Lubega – eine professionelle Organisatorin, Innenarchitektin und Besitzerin von Huza Home-Konzepte - sagt, dass Sie herausfinden können, ob Sie sie sortieren, werfen oder aufbewahren müssen, sobald Sie durch Ihre Haustür gehen. 'Erstellen einer einfachen 'Drop-Zone' hilft, Papierkram in Schach zu halten“, sagt sie. „In meinem eigenen Zuhause verwende ich das, was ich meine „Honey Do Box“ nenne. um Papierkram einzudämmen, zu erhalten und zu reduzieren.' Lubega zeigt auf ihre eigene Made by Design Plastikfeilenkiste mit Deckel ($ 11, target.com ) als Produkt für jedermann, da es keine Unordnung gibt, wenn es versehentlich umgestoßen wird. 'Ich bestimme einen Tag in der Woche, um diesen Mülleimer zu sortieren, zu sortieren, zu vernichten und zu recyceln, was sonst nicht übrig bleibt', fügt sie hinzu.

Erstellen Sie ein Sortiersystem.

Eine Möglichkeit, Ihren Sortierprozess zu unterstützen, besteht darin, ein Ablagesystem zu erstellen. Dies muss nicht komplex sein. Laut Lubega wird Ihnen dies sogar dabei helfen, Dokumente, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, im Vergleich zu Dokumenten, die Sie nur ablegen müssen, zu verfolgen. Sie empfiehlt die Verwendung eines budgetfreundlichen Cube-Organizers wie Thresholds Four-Cube Organizer Shelf ( , target.com ), zusammen mit Zeitschriftenablagen, wie dem 62 Metal Magazine Filer von Project ( $ 13, target.com ) und Stoffbehälter wie Threshold's Cube Storage Bins ( $ 10, target.com ), um alles in Ordnung zu halten. Beschriften Sie von hier aus jeden Magazinbehälter basierend auf dem Papierkramtyp oder der Prioritätsstufe. Lubega sortiert jedes mit diesen Etiketten: Rechnungen, Aufgaben und Akten. Beginnend mit den Rechnungen, sagt sie, sie alle in einer eigenen separaten Datei zu sortieren, um jede zu verfolgen, die Aufmerksamkeit erfordert, wie z. B. Stromrechnungen. Legen Sie den zu erledigenden Papierkram, der von HOA-Mitteilungen und Refinanzierungsoptionen bis hin zu anstehenden Schulveranstaltungen und anderen Dokumenten, die nicht sofort benachrichtigt werden müssen, in einem einzelnen Behälter ab. Wenn Sie dann Rechnungen bezahlt, Steuern für das Jahr erledigt haben oder unvergessliche Projekte von einem Familienmitglied verstauen möchten, legen Sie alles in einen Papierkorb.

Langfristig lagern.

Fügen Sie zusätzlich zu Ihrem Sortiersystem separate Ordner hinzu, um Ihre wichtigsten Dokumente wie Gas-, Strom- und Wasserrechnungen einfach aufzubewahren und darauf zuzugreifen. Papierkram für jeden von euch Kreditkarten und Banken; und wohnungsbezogene Dateien. „Ordnen Sie in den Ordnern die Datensätze chronologisch (die neuesten nach vorne),“ bemerkt Lubega. 'Es kann Ihnen helfen, zu verfolgen, wie lange sich etwas im Ordner befindet, und Sie können es einfach von hinten leeren, scannen und nach einem Jahr vernichten.'

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Bewahren Sie immer Papierkopien Ihrer rechtlichen Unterlagen wie Geburtsurkunden, Reisepässe, Eigentumstitel und Sozialversicherungskarten auf, sagt sie. „Diese können in einem Safe bei einer Bank oder einem Tresor zu Hause aufbewahrt werden“, erklärt Lubega. 'Wenn sie zu Hause sind, sollten sie in einem wasserdichten und feuerfesten Safe aufbewahrt werden, der im Notfall wie Tornado, Überschwemmung oder Feuer leicht ergriffen und mitgenommen werden kann.' Da es sehr teuer werden kann, diese Dokumente zu ersetzen, schlägt sie vor, in eine Truhe zu investieren, wie die Honeywell Lite Weight Waterproof Chest ( 119,98 $, lowes.com ).

Werfen Sie 'Junk-Mail' weg.

Wenn Sie „Junk-Mail“ wie Flyer oder Werbung erhalten, können diese laut Lubega normalerweise sofort recycelt werden. 'Wenn es an 'Aktueller Einwohner' es kann gehen!' Sie sagt. 'Wenn es jedoch Ihren Namen und Ihre Adresse enthält, lohnt es sich, es aus Sicherheitsgründen zu vernichten.' Andere Gegenstände zu recyceln? Coupons sind eine davon, zumal viele online zu finden sind.

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Gehen Sie digital.

Nachdem Dokumente für eine bestimmte Zeit abgelegt wurden, können Sie sie digitalisieren. Sie möchten bezahlte Rechnungen, Kontoauszüge und Hypothekenpapiere etwa ein Jahr lang aufbewahren, während Sie medizinische Unterlagen oder Steuerinformationen fünf Jahre lang aufbewahren möchten. Sobald dieses Zeitfenster abgelaufen ist, sagt Lubega, sie zu scannen und eine digitale Kopie davon aufzubewahren. 'Viele monatliche Kontoauszüge (wie Rechnungen, Kontoauszüge usw.) haben papierlose Optionen, die es den Kunden ermöglichen, elektronisch auf die Kontoauszüge zuzugreifen und sie zu bezahlen', sagt Lubega. 'Ähnlich viele Ärzte' Ämter (einschließlich einiger Tierärzte) haben Patientenportale, die auch medizinische Unterlagen und Erklärungen sicher aufbewahren.' Da Sie auf diese Arten von Kontoauszügen und Quittungen online zugreifen können, können Sie Ihr Zuhause ohne überschüssiges Papier organisieren.

Profi-Tipp? Sie empfiehlt, Passwörter in einem Buch wie dem Peter Pauper Press Personal Internet Address and Password Logbook ( 7,95 $, amazon.com ), da es viel Platz gibt, um vertrauliche Informationen zu notieren, und Sie immer statt eines Geräts festhalten können. 'Während fast alle papierlosen Dienste es Ihnen ermöglichen, mit Kreditkarte zu bezahlen, sollten Sie überprüfen, ob Gebühren im Zusammenhang mit der Zahlung per Kredit und nicht mit einer direkten Auszahlung von Ihrem Girokonto anfallen', rät sie. 'Letzteres ist fast immer eine kostenlose Option.'

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